6 Giai Đoạn Cốt Lõi Trong Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Bạn đang cần tổ chức sự kiện doanh nghiệp/đơn vị một cách chuyên nghiệp? Dù là sự kiện khởi công động thổ, khai trương khánh thành, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên – gala dinner hay bất kỳ loại hình sự kiện nào khác – mỗi chương trình thành công đều phải trải qua những giai đoạn chuẩn bị bài bản và khoa học. Cho dù bạn tự tổ chức hay hợp tác cùng một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn chủ động hơn và đảm bảo chất lượng chương trình.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Perfect Media

Trong bài viết này, Perfect Media sẽ chia sẻ cùng bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được chính đội ngũ Perfect Media xây dựng và vận hành hiệu quả.

Việc triển khai linh hoạt và sáng tạo 6 giai đoạn của quy trình dưới đây chính là chìa khóa giúp Perfect Media thành công với hơn 3.000 dự án trên toàn quốc. Và với Perfect Media, yếu tố sáng tạo không chỉ xuất hiện ở một giai đoạn mà phủ khắp toàn bộ quá trình tổ chức, mang đến những trải nghiệm độc đáo và đáng nhớ cho khách hàng.

Giai đoạn 1 – Tiếp nhận yêu cầu & Nghiên cứu thông tin

Tại Perfect Media, bước khởi đầu luôn được xem là nền tảng quan trọng nhất cho sự thành công của một sự kiện. Trong giai đoạn này, đội ngũ Event Planner chuyên nghiệp của Perfect Media sẽ tiến hành tiếp nhận và phân tích toàn diện yêu cầu từ khách hàng, bao gồm:

• Xác định ngành nghề hoạt động kinh doanh và đặc điểm thương hiệu.
• Vẽ chân dung khách hàng mục tiêu.
• Nắm được số lượng và đối tượng khách mời.
• Mục đích, thông điệp và loại hình sự kiện.
• Thời gian & địa điểm tổ chức.
• Nội dung chương trình, các hoạt động chính.
• Ngân sách dự kiến & deadline bàn giao không gian.

Giai đoạn 2 – Lập kế hoạch & Thuyết minh giải pháp

Sau khi đã xác định rõ mục tiêu sự kiện, đội ngũ Event Planner của Perfect Media sẽ phối hợp chặt chẽ cùng team Content và team Designer để đưa ra câu trả lời trọn vẹn cho câu hỏi của khách hàng: “Làm thế nào để sự kiện vừa đạt được mục tiêu, vừa mang đậm dấu ấn sáng tạo – đổi mới – hiệu quả?”.

Các hạng mục công việc chính trong giai đoạn này gồm: phát triển ý tưởng chủ đề, thiết kế phối cảnh 2D – 3D theo đúng concept và thông điệp của chương trình, xây dựng timeline, kịch bản chi tiết, đề xuất các hạng mục triển khai (thiết bị, nhân sự, hậu cần…) và lập dự toán chi phí cụ thể.

Giai đoạn 3 – Ký kết hợp đồng

Sau khi hai bên đã thống nhất toàn bộ kế hoạch và giải pháp triển khai sự kiện, Perfect Media sẽ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện với khách hàng.

Giai đoạn 4 – Chuẩn bị, Sản xuất & Giám sát

Đây là giai đoạn quan trọng, tốn nhiều thời gian – công sức nhất, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và đồng bộ đến từng chi tiết.
Các hạng mục công việc thường triển khai trong giai đoạn này, gồm:

• Hoàn thiện thiết kế không gian 2D – 3D theo concept.
• Thực hiện in ấn các ấn phẩm, tài liệu phục vụ chương trình.
• Lên kế hoạch vận chuyển thiết bị, bố trí nhân sự thi công đúng tiến độ và địa điểm.
• Thi công, lắp dựng và kiểm tra toàn bộ hạng mục theo bản thiết kế đã duyệt.
• Xây dựng kịch bản TVC, quay – dựng – hậu kỳ và xuất bản TVC hoàn chỉnh.
• Soạn kịch bản chương trình chi tiết: lời dẫn MC, âm nhạc, hiệu ứng ánh sáng, thời lượng từng phần.
• Điều phối nhân sự và ekip thực hiện đảm bảo vận hành sự kiện trơn tru, nhịp nhàng.
• Kiểm soát toàn bộ chương trình, xử lý linh hoạt và kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Triển khai truyền thông trước sự kiện: thông cáo báo chí, bài viết mạng xã hội, truyền hình…

Dưới đây là những bản vẽ phối cảnh 3D tiêu biểu do đội ngũ Designer của Perfect Media thực hiện:

Chị Trần Lê Thu Giang – Trưởng phòng Marketing Perfect Media – là người phụ trách chính trong việc xây dựng lịch bản TVC doanh nghiệp và kịch bản chi tiết cho nhiều dự án của công ty.

Đội ngũ thi công Perfect Media miệt mài mô hình hóa bản vẽ thiết kế 3D thành không gian sự kiện hiện lên đầy sống động và sang trọng.

Ekip sản xuất TVC doanh nghiệp giàu kinh nghiệm của Perfect Media đã tạo nên nhiều sản phẩm TVC chuyên nghiệp, được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao.

Perfect Media chủ động đầu tư xe tải chuyên dụng cùng hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại, nhằm bảo đảm tiến độ thi công và mang đến chất lượng trang thiết bị tối ưu cho mỗi sự kiện mà Perfect Media phụ trách.

Trong suốt giai đoạn này, đội ngũ Event Planner của Perfect Media đóng vai trò giám sát và điều phối tổng thể chương trình, dựa trên bản checklist chi tiết để theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng và đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng kế hoạch, đúng thời gian và đạt hiệu quả cao nhất.

Giai đoạn 5 – Điều phối & Vận hành sự kiện

Event Planner của Perfect Media sẽ chịu trách nhiệm tổng duyệt chương trình, điều phối toàn bộ ekip, đảm bảo chương trình diễn ra trôi chảy theo đúng kịch bản đã xây dựng. Các bộ phận liên quan sẽ phối hợp nhịp nhàng, thực hiện chính xác từng nhiệm vụ được phân công, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời đến khách mời.

Giai đoạn 6 – Kết thúc chương trình, Đánh giá & Đo lường kết quả

Mặc dù sự kiện đã kết thúc nhưng công việc của ekip Perfect Media vẫn chưa dừng lại. Trong giai đoạn này, ekip tiếp tục triển khai các hoạt động để hoàn thiện chương trình:

• Tháo dỡ trang thiết bị, dọn dẹp và bàn giao mặt bằng.
• Thanh lý hợp đồng và hoàn tất các thủ tục liên quan.
• Truyền thông sau sự kiện: gửi thư cảm ơn tới khách hàng, đăng tải hình ảnh, video highlight, bài viết tin về sự kiện,…
• Báo cáo tổng kết: đánh giá kết quả, ghi nhận ý kiến phản hồi của khách hàng, phân tích điểm thành công và những yếu tố cần cải thiện.

Những thách thức phổ biến khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện?

• Không nắm rõ các bước trong quy trình tổ chức, dẫn đến rối loạn khâu triển khai và phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán.
• Thiếu ý tưởng sáng tạo, khiến sự kiện thiếu sức hút và khó ghi dấu ấn.
• Lựa chọn thiết bị, vật tư không phù hợp với chương trình.
• Không dự đoán được các rủi ro tiềm ẩn do thiếu kinh nghiệm triển khai dịch vụ.
• Chi phí tăng cao do không đàm phán được giá tốt với nhà cung cấp.
• Khó kiểm soát tiến độ khi phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Thiếu kinh nghiệm vận hành sự kiện, dẫn đến chương trình không đồng bộ với kịch bản đã lập.

Vì vậy, lựa chọn hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Perfect Media là giải pháp thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, ngân sách và đảm bảo thành công của sự kiện.

Tại sao nên lựa chọn Công ty Truyền thông & Tổ chức sự kiện Perfect Media?

• Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam với gần 20 năm kinh nghiệm trong ngành.
• Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm chuyên môn.
• Tổ chức sự kiện độc đáo, sáng tạo, ấn tượng.
• Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z.
• Cung cấp đa dạng các loại hình sự kiện.
• Cho thuê đầy đủ trang thiết bị sự kiện hiện đại.
• Ứng dụng công nghệ hiện đại trong tổ chức sự kiện.
• Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Chi phí tối ưu – chất lượng dịch vụ uy tín.

Với cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, Perfect Media không chỉ giúp sự kiện thành công mà còn tôn vinh thương hiệu của khách hàng. Quý Doanh nghiệp/Đơn vị hoàn toàn có thể yên tâm giao phó sự kiện của mình cho đội ngũ chuyên gia của Perfect Media. Vui lòng liên hệ với Perfect Media qua Hotline: 0968 127 020 – 0977 369 942 để được tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Thông tin liên lạc (HOTLINE/ZALO): 0977.369.942 – 0968.127.020
Công Ty Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Perfect Media
NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN & SẢN XUẤT TVC CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
VP Hà Nội: Tòa CT1 Eco Green – Số 286 – Nguyễn Xiển – TP Hà Nội
VP Hải Dương: Số 57 Phố Đào Đạo – P.Thành Đông, TP Hải Phòng
Email: tochucsukien.perfectmedia@gmail.com
Website: https://sukienperfect.vn/ – https://decorperfect.vn/

Nguyễn Thị Vân Dung