Nếu bạn được sếp giao cho trọng trách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Sơn Tây. Chắc hẳn lúc này bạn đang băn khoăn:

• Chưa biết lên kế hoạch tổ chức sự kiện như nào cho hợp lý?
• Xác định các mốc thời gian cho các công việc và triển khai, quản lý các công việc như nào?
• Các vấn đề cần giải quyết trong tổ chức sự kiện gồm những gì?
• Dự trù các vấn đề có khả năng phát sinh và các biện pháp xử lý tốt nhất cho các vấn đề đó thế nào?
• Làm thế nào để liên kết và phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều nhà cung cấp dịch vụ sự kiện?

Việc đứng lên tự tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng nếu không có kinh nghiệm. Bất cứ ai cũng có thể làm được việc này nhưng điều rất quan trọng là phải có kỹ năng quản lý sự kiện và muốn sự kiện của bạn trở nên thật đặc biệt thì việc xây dựng được yếu tố “wow” cho khách mời tham dự lại là một nhiệm vụ cực kỳ khó khăn. Đó là lý do tại sao, sẽ rất tốt nếu bạn thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vì họ có thể quản lý mọi việc một cách hợp lý và hiệu quả từ giai đoạn lập kế hoạch, lập ngân sách, điều phối thực hiện và đánh giá sự kiện.

Và Perfect Media chính là thương hiệu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín – chuyên nghiệp tại Sơn Tây mà bạn đang tìm kiếm. Với các loại hình sự kiện mà chúng tôi đang cung cấp như:

• Lễ khởi công – động thổ
• Lễ khai trương – khánh thành
• Lễ kỷ niệm – công bố – hội khóa
• Lễ ra mắt sản phẩm/dịch vụ – mở bán
• Lễ tri ân – hội nghị khách hàng
• Tiệc tất niên – trung thu – noel
• Tổ chức chương trình ca nhạc nghệ thuật
• Tổ chức lễ hội – Family Day – Teambuilding
• Tổ chức lễ cưới
• Tổ chức cuộc thi người đẹp

Tất cả các sự kiện do Perfect Media đảm nhận thì nhân sự của chúng tôi đều tận tâm, điều chỉnh theo đúng tầm nhìn và mục tiêu riêng thương hiệu của doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp sự đổi mới – sáng tạo, lập kế hoạch chiến lược và thực thi vân hành hoàn hảo, chúng tôi đã tạo nên những trải nghiệm thu hút và truyền cảm hứng cho tất cả khách mời tham dự sự kiện.

Mỗi sự kiện đều có những thách thức và câu chuyện thành công riêng, khiến nó trở thành một trải nghiệm độc đáo và riêng có của từng sự kiện. Tuy nhiên, có một số yếu tố quan trọng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo một sự kiện diễn ra thành công. Dựa trên kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện, Perfect Media sẽ chia sẻ một vài yếu tố chính then chốt đó cùng tư liệu về dịch vụ của chúng tôi để các bạn hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà chúng tôi đang cung cấp:

1. Bầu không khí chào đón quan khách

Điều đầu tiên khách mời tham dự sự kiện sẽ chú ý khi đến bầu không khí chào đón nồng hậu đến từ đội ngũ lễ tân, PG và đặc biệt từ chính các thành viên của chủ nhà của sự kiện đó. Ấn tượng đầu tiên của khách về một sự kiện thường là ấn tượng mạnh mẽ nhất và đó là lý do tại sao bầu không khí chào đón vui vẻ, nồng ấm, nhiệt tình là rất quan trọng.

2. Hãy chú ý đến việc bố trí tổng quan không gian của nhà giàn sự kiện

• Nhà giàn phải đảm bảo rộng rãi, sang trọng, phù hợp với từng loại hình sự kiện, kiểm soát được tốt vấn đề về thời tiết.
• Khung nhà giàn vững chắc phù hợp với nhiều loại mặt bằng.
• Chú ý đến phần nền của nhà giàn, nếu phần nền thô chưa đẹp lại làm nhà giàn ngoài trời thì cần sử dụng sàn pallet chống mưa ngập nước để tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự vừa cải thiện tính thẩm mỹ cho nhà giàn.

3. Thiết kế và dàn dựng sân khấu ấn tượng

Trong một sự kiện, 90% sự chú ý của khách mời sẽ tập trung về sân khấu vì sân khấu là nơi thể hiện những tinh hoa đặc sắc nhất trong một sự kiện, cũng là nơi mang đến những hiệu ứng hình ảnh, âm thanh rõ nét nhất cũng như thể hiện sự đẳng cấp, những nét đặc sắc trong một chương trình. Toàn bộ nội dung chính, thông điệp cần truyền tải của ban tổ chức cũng được thể hiện trên sân khấu. Khách mời tham dự có thể nắm bắt được quy mô, tính chất của sự kiện cũng qua sân khấu ấy. Chính vì vậy, việc có một sân khấu đẹp – độc là một yếu tố chính đề thu hút sự chú ý của khách tham dự sự kiện.

4. Thiết bị ánh sáng sự kiện

Một không gian nhiều màu sắc, lịch sự, trang trọng và trực quan sẽ tạo ấn tượng thị giác mạnh và để lại dấu ấn lâu dài cho người tham dự. Vì vậy hãy chú ý đến các thiết bị ánh sáng để mang lại hiệu ứng ánh sáng đầy quyến rũ cho không gian sự kiện

Hãy cân nhắc tận dụng công nghệ để tạo những khoảnh khắc sống động, đáng nhớ và nâng tâm sự kiện lên một tầm cao mới. Ví dụ sử dụng công nghệ trình diễn 3D Mapping: sử dụng ánh sáng, hình ảnh để tạo ra các hiệu ứng 3D trên một bề mặt dù không bằng phẳng, đồng thời giúp các khối hình trong không gian 3 chiều tương tác từ vật thể thật, từ đó tạo nên sức hút mạnh mẽ và truyền nhiều cảm hứng cho khách mời tham dự.

4. Thiết bị âm thanh sự kiện

Âm thanh đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ loại hình sự kiện nào dù là trong nhà hay ngoài trời. Một trong những cái khó trong quản lý sự kiện chính là phải điều chỉnh được lượng âm thanh ở mức độ cân bằng để tạo cảm giác thoải mái nhất cho người tham dự.

• Nếu tạo nhiều khoảng trống với không gian im lặng, khách có thể cảm thấy lúng túng khi giao tiếp với nhau.
• Nếu hệ thống âm thanh yếu, khách mời sẽ khó nắm bắt được các nội dung trong buổi sự kiện.
• Nếu âm thanh quá lớn, khách mời cũng bị hạn chế trong việc giao tiếp khi không nghe được đối tác đang nói vấn đề gì.

Do đó nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cần phải lưu ý vấn đề âm thanh để không bị quá cao cũng không được quá thấp, hệ thống âm thanh phải sắc nét – rõ ràng để tạo điều kiện cho khách mời có thể trải nghiệm được chất lượng âm thanh tốt nhất trong sự kiện.

5. Sắp xếp bàn ghế sự kiện cùng sơ đồ chỗ ngồi phù hợp

Chỗ ngồi đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo người tham dự có khoảng thời gian tuyệt vời khi tham dự sự kiện. Sau khi quyết định địa điểm, ban tổ chức phải nghĩ đến việc sắp xếp chỗ ngồi thuận tiện để khách mời không gặp khó khăn khi tìm chỗ ngồi. Khi một vị khách đến địa điểm, họ luôn háo hức tìm hiểu vị trí chỗ ngồi của mình. Việc phát hiện ra không có ai hướng dẫn họ có thể khiến họ căng thẳng. Ngoài ra, khi buổi biểu diễn sắp bắt đầu, có khả năng sẽ xảy ra hỗn loạn nếu những người tham dự không biết chính xác họ cần ngồi ở đâu. Do đó, thông thường số bàn ghế phải được phân bổ tại thời điểm trước khi sự kiện diễn ra và phải có nhân viên có mặt tại địa điểm để hướng dẫn khách đến chỗ ngồi cho đúng vị trí được sắp xếp.

6. Cung cấp nhân sự chạy sự kiện hiệu quả

Quản lý tốt các nhân sự tham gia vào sự kiện là phần xương sống làm nên thành công của sự kiện. Để tạo được sự phối hợp nhịp nhàng với tất cả các nhân sự tham gia vào dịch vụ tổ chức sự kiện thì sẽ cần phải có một phụ trách chính đứng ra chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ sự kiện đảm bảo theo đúng lịch trình và thời gian trong kịch bản. Có thể kể đến một số nhân sự tham gia vào quy trình tổng thể của một sự kiện như:

• MC Sự kiện

Perfect Media cung cấp MC sự kiện có chất lượng: giọng nói thu hút, ngoại hình sáng sân khấu, kiến thức hiểu biết và giao tiếp sâu rộng, kỹ năng xử lý tình huống thông minh.

• Ca sỹ – vũ đoàn

Perfect Media cung cấp ca sỹ, vũ đoàn biểu diễn chuyên nghiệp

• Danh hài

Perfect Media cung cấp danh hài sự kiện chất lượng.

• Lễ tân, PG

Perfect Media cung cấp nhân sự lễ tân/ PG duyên dáng, xinh đẹp, nắm bắt được đầy đủ thủ tục, nghi thức của sự kiện để gây được sự chú ý, thiện cảm và hài lòng của quan khách tham dự sự kiện.

• Múa lân sư-rồng

Perfect Media cung cấp đội hình nhân sự chất lượng: múa lân sư-rồng, thần tài, ông địa, đội trống

• Quay phim, chụp ảnh, livestream sự kiện

Perfect Media chuyên cung cấp nhân sự quay phim, chụp hình, livestream sự kiện chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, đảm bảo đem lại những thước phim, hình sảnh sống động nhất cho sự kiện của khách hàng.

• Tiệc

Perfect Media cung cấp đầy đủ các hình thức tiệc: tiệc theo set menu, tiệc buffet, tiệc finger food, tiệc teabreak để phục vụ cho đa dạng nhu cầu và mang lại sự thiện cảm tốt nhất đến với khách mời tham dự sự kiện.

Tiệc set theo món

 

Tiệc buffet

Tiệc Finger Food

Tiệc teabreak

6. Quản lý rủi ro

Perfect Media luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng để xử lý những thách thức không lường trước được. Bằng cách giảm thiểu những trục trặc phát sinh, người tổ chức sự kiện có thể đảm bảo người tham dự có trải nghiệm thú vị và thoải mái. Điều quan trọng là phải chuẩn bị sẵn danh sách kiểm tra và thời gian biểu để xác nhận rằng mọi công tác cho sự kiện của bạn đã sẵn sàng.

Đảm bảo sự tham gia tích cực của khán giả và mang lại trải nghiệm đáng nhớ là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Điều quan trọng là phải tính đến sở thích và mối quan tâm của đối tượng mục tiêu của bạn và điều chỉnh sự kiện cho phù hợp. Bạn cũng nên cố gắng thấy trước những bất tiện tiềm ẩn bằng cách kiểm tra lại toàn bộ setup của sự kiện để xác định các tình huống ngoài có thể phát sinh. Bằng cách cung cấp trải nghiệm tích cực và hấp dẫn, bạn sẽ để lại ấn tượng lâu dài với những người tham dự mà họ sẽ không thể nào quên về sự kiện . Hãy cho phép Perfect Media được đồng hành cùng bạn trong khâu tổ chức vận hành sự kiện chuyên nghiệp. Vui lòng nhấc máy và gọi cho chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Thông tin liên lạc (HOTLINE/ZALO): 0977.369.942 – 0968.127.020
Công Ty Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Perfect Media
NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
VP Hà Nội: Tòa CT1 Eco Green – Số 286 – Nguyễn Xiển – TP Hà Nội
VP Hải Dương: Số 57 – Đào Đạo – TP Hải Dương
Email: tochucsukien.perfect@gmail.com
Website: https://sukienperfect.vn/ – http://perfectmedia.com.vn/