Tổ chức sự kiện là một công cụ rộng mở hỗ trợ truyền thông, quảng bá hình ảnh thương hiệu. Mục đích ý nghĩa mỗi chương trình có thể khác nhau nhưng hiệu quả của nó là điều khỏi bàn cãi với những giá trị trước mắt và cả những lợi ích mang tính chiến lược lâu dài. Tại Việt Nam lĩnh vực này đang mỗi ngày một phát triển, kèm theo là những đòi hỏi luôn tăng cao về hình thức, nội dung, chất lượng, sự chuyên nghiệp, ứng dụng các công nghệ mới vào hoạt động. Do vậy các Agency, Supplier, Event Prof, vv… luôn luôn phải update, thích ứng nhanh, nâng cao sản xuất ra những Event Product thực sự tinh tú và xuất sắc nhất với phương châm lấy khán giả, người tham dự làm trung tâm của sự kiện.

12 chìa khóa tổ chức sự kiện thành công hơn cả mong đợi

Được biết đến là một Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam trong suốt hơn 10 năm qua công ty Perfect Media luôn cho ra những sản phẩm dịch vụ sự kiện tiên phong đẳng cấp và chuyên nghiệp mang tính định hướng dẫn dắt thị trường.
Trong bài viết này không ngoài gì khác với kinh nghiệm của mình chúng tôi xin chia sẻ tới Quý bạn đọc kiến thức, sự trải nghiệm trong nghề tổ chức sự kiện dành cho tất cả các bạn đọc dù là nhà cung cấp, đơn vị tổ chức hay khách hàng, chủ đầu tư…
Vào các mùa hàng năm dù thời tiết ấm áp, nóng bức hay những cơn gió nhẹ mùa Xuân thường diễn ra một loạt các sự kiện của doanh nghiệp, công ty, nhãn hàng, cơ quan, tổ chức,… mở ra những cơ hội thách thức trong việc lập kế hoạch sự kiện cho các nhà tiếp thị, nhà tổ chức hoạch định sự kiện và các chuyên gia quản lý. Bạn có thể đạt được sự xuất sắc nhờ sự tỉ mỉ chính xác và nỗ lực của mình.

1)  Xác định rõ mục đích ý nghĩa tổ chức sự kiện của bạn là gì?

• Để tăng nhận thức, tinh thần đoàn kết.
• Để tạo khách hàng tiềm năng.
• Để cải thiện mối quan hệ khách hàng / tổ chức.
• Mở rộng phát triển đào tạo kiến thức, giáo dục.
• Để thúc đẩy hoạt động tăng doanh số kinh doanh.
• Tri ân, vinh danh, cảm ơn đối tác, khách hàng, công nhân viên.
• Chăm sóc giữ chân khách hàng.
• Để thúc đẩy cơ hội bán hàng theo kế hoạch.
• Quảng bá hình ảnh thương hiệu.
• Tạo giá trị văn hóa doanh nghiệp…

2)  Xác định ngân sách sự kiện.

Mục đích chính của việc xác định ngân sách tổ chức sự kiện không chỉ là có các khoản chi tiêu. Mà còn là giúp người tổ chức phân bổ tiền hợp lý cho các hạng mục sự kiện quan trọng cần thiết nhất.

Tài chính sự kiện là sự phản ánh trực tiếp tầm nhìn quy mô, đẳng cấp sự kiện của bạn và những gì bạn muốn đạt được. Ngân sách hiệu quả không chỉ bao gồm việc tìm kiếm các giao dịch tốt nhất. Nó cũng có nghĩa là chi tiêu có chủ ý và chiến lược. Cách tốt nhất để phân bổ ngân sách chi tiêu hợp lý của bạn là nhận thức được xu hướng của ngành sự kiện và hiểu các khoản đầu tư tốt nhất cho tổng thể chương trình của bạn. Tương tự như vậy, việc nắm bắt rõ được các xu thế tổ chức sự kiện hàng đầu sẽ cho bạn biết phương thức nào không còn hiệu quả có thể bỏ qua để giảm chi tiêu của bạn.

3)  Lên ý tưởng thật sáng tạo.

Một sự kiện cần có những ý tưởng tổ chức từ chi tiết tới tổng thể sao cho thật đột phá và sáng tạo nhất, không đi theo bất cứ một lối mòn cũ nào. Chắc chắn vậy sẽ tạo ra những sự đổi mới giúp cho khán giả sẽ thấy được sự mới mẻ, ấn tượng và thích thú với chương trình của bạn. New Idea là một trong những yếu tố luôn đòi hỏi cao mà các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải đáp ứng được.

4)  Kịch bản chương trình sự kiện hấp dẫn.

Chắc hẳn không ai muốn một sự kiện có bố cục thiếu hợp lý, dài dòng thừa thãi những chi tiết không cần thiết. Bạn phải biết sắp xếp từng khoảng khắc diễn ra trong sự kiện đều là những giây phút quan trọng và thu hút người tham dự mà họ không thể rời mắt với phương châm lấy khán giả làm trung tâm. Cần trình diễn những gì mọi người quan tâm, thích thú chứ không phải trình diễn những gì bạn có.

5)  Địa điểm tổ chức sự kiện là gì?

Ngoài các sự kiện tổ chức tại chỗ thì việc đi thuê chọn địa điểm phù hợp cho Event của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn – đặc biệt nếu bạn có ngân sách hạn chế, điều mà nhiều cơ quan Nhà nước, hiệp hội và tổ chức phi lợi nhuận phải tuân thủ. Hãy chắc chắn chọn một địa điểm có thể tìm đến dễ dàng, tuân thủ hình thức và đảm bảo cho không gian tổ chức thoải mái, có khu vực checkin, networking. Một địa điểm quá khổ mà số lượng người tham dự ít sẽ làm cho sự kiện bị loãng, mất tập trung, không tạo được sự đầm ấm thân mật nhưng một không gian chật chội mà cho số lượng người tham dự lớn thì cũng hoàn toàn không phù hợp. Do vậy bạn cần khảo sát tìm hiểu kỹ càng nơi bạn đang có ý định thuê để tổ chức sự kiện.

6) Diễn giả trình bày hấp dẫn.

Nếu là một sự kiện thuyết trình thì hiển nhiên cần những diễn giả xuất sắc thực sự có khả năng trình bày cuốn hút hấp dẫn mang tới những kiến thức tốt đẹp cho người nghe và tương tác khán giả, còn tại các Event chính sự cũng cần những đại biểu trình bày xúc tích ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa. Chắc hẳn các bạn đã từng tham dự một hội nghị hay Event có những diễn giả, người thuyết trình làm cho bạn buồn ngủ và không tập trung muốn nghe, đôi khi làm cho chúng ta bỏ về sớm.

Do vậy chọn diễn giả, đại diện thuyết trình là phải có kinh nghiệm để thu hút người tham dự, thường mọi người muốn nghe từ một nhóm diễn giả đa dạng, những người sẽ mang lại nhiều trải nghiệm và quan điểm khác nhau cho vấn đề đang được quan tâm.

7) Tạo ra nhiều cơ hội kết nối tại sự kiện.

Ngoài những kiến thức thu được thì hầu hết dành cho người tham dự thì vai trò của tổ chức sự kiện còn là cơ hội kết nối giữa những người tham dự với nhau, thông qua các mối quan hệ đó sẽ phát triển thêm ra những đối tác bạn hàng mới. Mọi người muốn có một môi trường thoải mái để kết nối, vì vậy Event Planner cần sắp xếp nhiều thời gian trong chương trình nghị sự của bạn để tạo ra môi trường giao lưu, kết nối hữu hiệu.

Khách hàng tham dự một hội nghị hoặc sự kiện đều muốn cảm thấy mình được trân trọng, trải nghiệm cảm giác thân thuộc. Hãy chào đón những người tham dự của bạn với khuôn mặt thân thiện, vui vẻ tại khu vực đăng ký checkin, có người sẵn sàng trả lời các câu hỏi và giới thiệu để khách của bạn có thể thuận tiện trong việc tìm hiểu thông tin về chương trình cũng như đối với những người tham dự.

8) Chủ đề và nội dung.

Tố chất của người tổ chức sự kiện thực sự chuyên nghiệp cần đưa ra chủ đề sự kiện mang tính bao quát nội dụng chương trình, tạo sự tò mò hấp dẫn người tham dự. Nội dung là yếu tố chủ đạo quan trọng cho bất kỳ sự kiện nào đặc biệt là các chương trình hội nghị, hội thảo, giới thiệu, kết nối. Hãy chắc chắn rằng tất cả các bài thuyết trình và tài liệu thể hiện được ý nghĩa, thông điệp cần truyền tải của sự kiện bạn tổ chức. Xem lại nội dung của diễn giả để chắc chắn rằng nó có liên quan và hấp dẫn. Khi bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện, hãy nhìn rõ mục tiêu của bạn đối với khán giả. Làm thế nào bạn có thể biến điều này thành một trải nghiệm đáng nhớ, có giá trị cho họ?

Diễn giả cần nắm bắt được những nội dung mà khán giả đang quan tâm. Cung cấp cho khách của bạn những điểm chính, thông tin kiến thức hữu ích thiết thực mà họ có thể áp dụng công việc hàng ngày của họ để nâng cao hiệu suất công việc.

9) Hình thức bắt mắt

Trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hình thức và nội dung là 2 yêu tố chính. Một chương trình mà diễn ra với hình thức được setup lởm chởm không chuyên nghiệp, thiếu tinh tế thì chắc hẳn Event đó sẽ bị đánh giá thấp và đánh mất hình ảnh. Khi các bạn đến tham dự một Event được setup đẹp đẽ và tinh tế dù là những chi tiết nhỏ nhất chắc chắn khách tham dự sẽ bị ấn tượng và đánh giá rất cao chương trình. Những hình ảnh đẹp đó sẽ là niềm tự hào, động lực mãi mãi về sau cho các bạn.

10) Câu hỏi, câu hỏi, câu hỏi

Đối với các chương trình hội thảo, giới thiệu ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới thì cần dành thời gian cho các câu hỏi của người tham dự, qua đó giúp cho họ có được những hiểu biết sâu sắc chi tiết hơn nội dung chương trình.
Các diễn giả sẽ giải đáp thắc mắc và nói chuyện với người tham dự, giúp họ hiểu rõ hơn về vấn họ quan tâm.

11) Khách hàng tham dự đông đủ. 

Khách hàng, người tham dự là trung tâm của sự kiện, cho dù chương trình được dàn dựng hay và hoành tráng đến mấy nhưng khách tham dự ít điều đó sẽ mất đi rất nhiều hiệu quả và ý nghĩa của tổ chức sự kiện. Để khách hàng/ khán giả đến tham dự đông đủ thì cần phải có thời gian chuẩn bị lập danh sách và thực hiện các bước mời khách thật trân trọng và ân cần nhất.

12) Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

Với các yếu tố mấu chốt nêu trên giúp cho chương trình được diễn ra thành công nhưng để thực hiển và hiện thực hóa được các bạn cần thuê đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thực sự có kinh nghiệm, tầm cỡ và chuyên nghiệp để đồng hành và thực hiện những khâu đó một cách chi tiết và bài bản. Hơn nữa Supplier chuyên nghiệp sẽ biết setup những trang thiết bị cần thiết và tốt nhất như: âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, vv… nhân sự biểu diễn phù hợp trong khi đây đều là những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công.

=> Tóm lại:

Khi bạn tập trung vào những công việc lớn hơn, đừng bỏ qua những thứ nhỏ nhoi trong khi thực hiện các sự kiện của bạn. Chọn lựa thực đơn tiệc chiêu đãi phù hợp (chú ý đến nhu cầu ăn uống khác nhau của khách hàng tham dự), âm nhạc, chủ đề, bố cục và kịch bản của sự kiện, đây đều là các mục quan trọng dẫn đến thành công.
Lập kế hoạch sự kiện cần rất nhiều tính toán, suy nghĩ, chuẩn bị và theo dõi. Bắt đầu lên kế hoạch sớm và chắc chắn có đủ sự hỗ trợ cần thiết  khi bạn định hình Event của mình.

Highlight Siêu Roadshow & Kỷ Niệm 13 năm Mailiasa Hà Nội

Lễ Khánh Thành Dự Án Đường Sắt đô thị Hà Nội, tuyến Cát Linh – Hà Đông (Highlight)

Ca sĩ Anh Thơ biểu diễn tại sự kiện Chào Xuân 2020

Highlight lễ khánh thành công ty TNHH ZF Automotive Việt Nam

Video Highlight lễ tri ân và kỷ niệm thành lập công ty Perfect Media

VP Hà Nội: Tòa CT1 Eco Green – Số 286 – Nguyễn Xiển – TP Hà Nội
VP Hải Dương: Số 57 – Đào Đạo – TP Hải Dương
VP Hải Phòng: Số 497 Hùng Vương – Hồng Bàng – TP Hải Phòng
VP Quảng Ninh: Khu 3 – Hùng Thắng – Bãi Cháy – TP Hạ Long – Quảng Ninh
Email: tochucsukien.perfect@gmail.com
Website: https://sukienperfect.vn/ – http://perfectmedia.com.vn/