Tổ Chức Sự Kiện – Top Tips Lựa Chọn

Ngành tổ chức sự kiện là một ngành đang phát triển mạnh tại đất nước hình dải chữ S. Thị phần nhiều năm nay của lĩnh vực này luôn chiếm tỉ lệ cao tại 2 thành phố lớn Hà Nội và Hồ Chí Minh. Mỗi năm không ngừng tăng cho tới khi năm 2020 thì dịch bệnh làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới ngành Event tại Việt Nam. Số lượng công ty truyền thông và tổ chức sự kiện tham gia vào cung cấp dịch vụ này là không hề nhỏ. Vậy làm thể nào để bạn/công ty của bạn “chọn mặt gửi vàng”? Bởi lẽ lựa chọn công ty tổ chức sự kiện – top tips đúng là bước đầu và quan trọng nhất để có một sự kiện “bùng nổ” và thành công.

Múa tương tác lễ khánh thành công ty ZF Automotive Việt Nam

Tổ chức sự kiện – Top Tips lựa chọn như nào cho đúng?

Để giúp bạn trong khâu chọn lựa này, giữa cả đại dương những công ty Event trên thị trường, mình sẽ chia sẻ một số tiêu chí của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn có thể tin tưởng giao toàn bộ khâu tổ chức sự kiện cho Supplier.

Công ty tổ chức sự kiện take care những gì?

Thường thường công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện – Top Tips lựa chọn những Event management company tham gia vào điều phối hợp và chăm sóc mọi khía cạnh của một sự kiện. Cụ thể có thể bao gồm:

• Xây dựng kịch bản và concept xuyên suốt một sự kiện- tạo nên điểm độc đáo cho event.
• Lập ngân sách, đặt lịch timeline chạy sự kiện, xác định địa điểm, sắp xếp tất cả các dịch vụ liên quan đến khách hàng( catering, vận chuyển,vv), làm việc với các đầu mối liên lạc( ca sĩ, MC, diễn viên nổi tiếng hay chính quyền địa phương để xin giấy phép, vv).
• Sản xuất những yếu tố đặc biệt cho 1 event, ví dụ như đồ trang trí (event decoration ideas), kỷ yếu, visual màn hình led, tiết mục key moment, lên thiết kế 3D layout, vv.
• Và quan trọng nhất là đảm bảo một đội ngũ nhân sự chạy sự kiện, quan tâm đến yếu tố nhỏ nhất và phản ứng nhanh để khách hàng có thể yên tâm ngồi thưởng thức event, không phải quay ra quay vào hỏi: “Em ơi sao mic của CEO bên chị bé thế không nghe thấy gì cả?”.

Khi lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện thuộc dạng Top Tips, hãy để ý tới những yếu tố sau để chấm điểm chuyên nghiệp nè:

1 – Họ có chuyên môn sâu về tổ chức sự kiện không? Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là 1 công ty có đủ nguồn lực để cung cấp gói dịch vụ đầy đủ nhất mà không phải outsourse (thuê ngoài). Rất nhiều công ty quảng cáo tham gia cung cấp cả dịch vụ tổ chức sự kiện, nhưng thực tế là họ không có trang thiết bị phục vụ (âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nhà giàn, vv…) hay không có nơi sản xuất thiết bị mà đều phải thuê bên thứ 3. Những công ty như vậy sẽ không chỉ lấy giá cao hơn những công ty sự kiện chuyên nghiệp được đầu tư bài bản mà cũng khó khăn trong phản ứng nhanh khi có phát sinh thay đổi từ phía khách hàng. Mà nghề sự kiện là nghề phục vụ khách hàng, bạn có thể nhận cuộc gọi vào chiều hôm trước ngày diễn ra sự kiện và nghe khách nói: “Em, sếp chị không thích cái váy quây bàn màu đỏ, sếp thích màu vàng đồng cơ, em đổi đi nhé.” Hãy tìm hiểu kỹ xem họ có outsourse nhiều hạng mục sự kiện, hay có kho bãi thiết bị đầy đủ để phục vụ cho event của bạn không nhé.

2 – Kinh nghiệm tổ chức sự kiện của họ thế nào? Bằng chứng về kinh nghiệm tổ chức sự kiện của 1 công ty event không thể làm giả nếu bạn nhìn thấy trên website hoặc profile của họ có: một loạt hình ảnh tại sự kiện ở góc độ nhà tổ chức và sản xuất chứ không phải góc độ báo chí PR cho công ty khách hàng (ảnh layout decor sự kiện, ảnh thiết bị tại sự kiện đó), hightlight quá trình tổ chức event đó hay ảnh chụp chuyên viên tổ chức sự kiện của chính công ty đó tại địa điểm event. Thứ nhất hãy xem số năm hoạt động hay profile năng lực của công ty (công ty từ 6-10 năm hoạt động được xếp vào hàng công ty giàu kinh nghiệm). Tiếp đến hãy yêu cầu họ cho xem những sự kiện họ đã tổ chức. Ví dụ về tổ chức sự kiện, công ty bạn cần tổ chức lễ khánh thành với đề bài: “concept phải độc đáo và không đụng hàng”? hãy đề nghị công ty tổ chức sự kiện cho bạn xem một vài sự kiện concept tương tự như vậy mà họ đã tổ chức, từ ý tưởng đến thành quả của event đó, bạn sẽ thấy được 90% năng lực của công ty sự kiện mà bạn đang tìm.

3 – Tiêu chí cuối cùng rất đơn giản để lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện , đó là “Bạn có thích cách làm việc của họ không?”. Nghề sự kiện trên thị trường hiện đại bây giờ là “nói hay làm cũng phải hay”. Trong quá trình tiếp xúc làm việc với chuyên viên tư vấn sự kiện (event planner) hãy đánh giá những tiêu chí sau:

– Thời gian phản hồi, độ nhiệt tình của họ như thế nào?

– Quy trình tổ chức sự kiện được Supplier đưa ra có thực sự dể hiểu, dễ làm và chuyên nghiệp không?

– Họ có thực sự giải quyết vấn đề và làm bạn hài lòng?

– Cách giải quyết vấn đề của họ có chuyên nghiệp (nhanh, chuẩn, sáng tạo và không cau có)?

Nếu một chuyên viên tư vấn của 1 công ty tổ chức sự kiện đáp ứng đủ những yêu cầu như trên, thì bạn có thể vui vẻ làm việc và yên tâm rằng họ là người có trình độ sâu và rộng về sự kiện rồi nhé.

Lời kết cho quý vị muốn lựa chọn công ty tổ chức sự kiện đạt Top Tips trên thị trường Event đông đúc tại Việt Nam:

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được khách hàng thuê vì họ có nguồn lực chuyên môn, kinh nghiệm, sự sáng tạo và có ekip thiện chiến đồng hành đưa ý tưởng sự kiện của bạn thành hiện thực và diễn ra thành công. Công ty truyền thông và tổ chức sự kiện Perfect Media tự tin đáp ứng đủ cả ba tiêu chí chấm điểm chuyên nghiệp trên. Bề dày phát triển 12 năm, đã thực hiện và tổ chức, setup cho 2000 (hai nghìn) sự kiện (Events) với mọi quy mô khác nhau, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết và đặc biệt là luôn trách nhiệm tới cùng cho khách hàng. Quả thật bạn đang có ý tưởng muốn tạo ra một sự kiện độc đáo, ấn tượng thực sự không đụng hàng cho đơn vị của mình, thì: “Trăm nghe không bằng một thấy, trăm thấy không bằng một lần thử làm việc với Perfect Media” bạn nhé. Từ tổ chức sự kiện Hà Nội, đến các tỉnh thành trên toàn quốc Perfect Media đều luôn sẵn sàng phục vụ đáp ứng nhu cầu của Quý khách một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.

Tác giả bài viết: Học Giả – Event Planner Đỗ Hải Anh

Trần Thu Giang