Bí quyết tổ chức sự kiện ấn tượng nhất

Tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu, tương tác với các đối tác/khách hàng tiềm năng cũng như các cơ quan truyền thông. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng, nâng cao mối quan hệ mà còn đẩy mạnh việc truyền tải thông điêp đa chiều về thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp tới đông đảo người quan tâm.

Để tổ chức sự kiện thành công và đạt hiệu quả cao, bạn có thể tham khảo một số mẹo sau đây:

1. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc đứng lên tự tổ chức các sự kiện dù lớn hay nhỏ đều không phải là điều dễ dàng nếu như bạn thiếu kinh nghiệm thực tế. Bạn sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề khó khăn chẳng hạn như:

• Chưa biết lên kế hoạch triển khai sự kiện chi tiết như nào?
• Các mốc thời gian cần chuẩn bị và hoàn thành từng hạng mục cho phù hợp với tiến độ chung của cả chương trình?
• Các vấn đề cần phải giải quyết trong các khâu tổ chức sự kiện?
• Làm thế nào để có thể tổng hợp tập hợp tất cả các bên liên quan đến quá trình sản xuất và vận hành tổ chức sự kiện?
• Dự trù các vấn đề có thể phát sinh khi tổ chức sự kiện và làm thế nào để xử lý hiệu quả những vấn đề đó?
• Thu hút khách mời tham dự sự kiện như nào? Công tác truyền thông cho sự kiện ra sao?

Đó là lý do tại sao, sẽ rất tốt nếu doanh nghiệp thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ có những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm để quản lý và vận hành mọi việc liên quan đến sự kiện một cách trơn tru và bài bản ngay từ giai đoạn bắt đầu đến giai đoạn thực hiện và giai đoạn kết thúc sau sự kiện.

2. Lợi ích khi thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một số lợi ích hàng đầu mà bạn nhân được khi hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

• Chuyên môn và kinh nghiệm cao

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ xử lý mọi khía cạnh trong sự kiện của bạn: từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, thực hiện sản xuất và vận hành sự kiện để đảm bảo trải nghiệm liền mạch và khó quên cho bạn và khách mời.

• Tiết kiệm thời gian

Nếu bạn đang gặp khó khăn khi tổ chức sự kiện với khoảng thời gian chuẩn bị quá ngắn thì phương án tốt nhất lúc này là hãy giao nhiệm vụ khó khăn này cho một công ty quản lý sự kiện chuyên nghiệp. Bởi họ đang sở hữu những nhân sự Event Planner ưu việt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, người mà dễ dàng giúp bạn đưa ra được bản timeline và kế hoạch chi tiết phù hợp với quỹ thời gian cho phép, sắp xếp tất cả các đầu mục công việc một cách khoa học và quản lý chặt chẽ theo deadline nghiêm ngặt.

• Đảm bảo sự kiện được vận hành trong ngân sách cho phép

Khả năng lập và quản lý ngân sách hiệu quả luôn là lợi thế đến từ các chuyên gia của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bằng kinh nghiệm chuyên môn sâu rộng họ có thể đảm bảo cho chi phí tổ chức sự kiện của bạn luôn nằm trong ngân sách cho phép. Ví dụ như họ có thể cho bạn biết liệu ngân sách của bạn có khả thi với kế hoạch không? Hoặc bạn có cần thực hiện việc điều chỉnh nào không để có thể cân đối giữa ngân sách và bản kế hoạch tổ chức sự kiện, họ cũng có thể cho bạn biết những hạng mục nào bạn có thể cắt giảm chi phí khi không cần thiết, từ đó sẽ giúp bạn chi tiêu cho ngân sách tổ chức sự kiện đạt kết quả tốt nhất.

• Linh hoạt

Hầu hết khi tổ chức các sự kiện đều có những tình huống phát sinh xảy ra. Đừng lo lắng, khi bạn hợp tác với các chuyên gia tổ chức sự kiện thì họ sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng các yêu cầu thay đổi. Điều này có được là do họ có nhiều kinh nghiệm giải quyết vấn đề thực tế và họ cũng luôn có những phương án dự phòng các trường hợp phát sinh để có thể thích ứng với mọi thay đổi khi chúng xảy ra.

• Hiện thực hóa ý tưởng tổ chức sự kiện của bạn thành hiện thực

Không có gì khó chịu hơn khi muốn tổ chức sự kiện theo ý tưởng đã được vạch ra nhưng đến khi thực hiện lại thấy sự kiện được tổ chức lạ lẫm, hoàn toàn khác so với ý tưởng đã được chốt. Vì vậy, thuê một công ty quản lý sự kiện chuyên nghiệp là cách tốt nhất để đảm bảo cho sự kiện của bạn được diễn ra theo đúng cách bạn mong muốn.

• Cho bạn cơ hội thưởng thức sự kiện trọn vẹn

Khi thuê một công ty tổ chức sự kiện uy tín, bạn có thể ngồi tận hưởng sự kiện như bất kỳ vị khách nào khác, vì bạn tin rằng sự kiện của bạn đang được một ekip làm việc rất tận tình và chuyên nghiệp. Bằng cách này, bạn sẽ có được những kỷ niệm đẹp về diễn biến của sự kiện thay vì luôn trong trạng thái căng thẳng lo lắng cho khâu tổ chức sự kiện được diễn ra theo đúng kịch bản.

• Quản lý tổng thể sự kiện

Hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện trọn gói có nghĩa bạn sẽ chỉ làm việc với một đầu liên hệ duy nhất cho tất cả các hạng mục để chuẩn bị cho sự kiện của mình. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng kiểm soát tất cả các khía cạnh của sự kiện. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm dù là hạng mục lớn hay hạng mục nhỏ, thì người Event Planner (Account Executive) sẽ kiểm soát rất tốt để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào thay cho bạn.

3. Công ty tổ chức sự kiện làm gì?

Công ty tổ chức sự kiện trọn gói sẽ cung cấp đầy đủ các dịch vụ giúp doanh nghiệp tổ chức và thực hiện sự kiện một cách hiệu quả. Cùng khám phá các giai đoạn trong công tác quản lý sự kiện gồm:

• Tư vấn ban đầu
• Phác thảo bản kế hoạch tổ chức sự kiện
• Phát triển ý tưởng
• Hoàn thiện ý tưởng
• Ký kết hợp đồng hợp tác
• Sản xuất ấn phẩm
• Tiến hành thi công
• Điều hành và quản lý sự kiện
• Hạ và gỡ trang thiết bị sự kiện
• Đánh giá sau sự kiện

4. Chia sẻ các bí quyết để tổ chức sự kiện hấp dẫn và cuốn hút

Để sự kiện của bạn trở nên hấp dẫn, khác biệt so với các sự kiện khác thì bạn có thể tính đến sử dụng các yếu tố sau:

• Sử dụng công nghệ 3D Mapping

Công nghệ 3D Mapping là đỉnh cao của sự kết hợp giữa nghệ thuật và công nghệ để tạo nên một không gian sự kiện sống động, đầy màu sắc. Những hiệu ứng ánh sáng, hình ảnh và âm thanh đó sẽ đươc ghi dấu ấn sâu đậm trong tâm trí khách mời dự sự kiện.

• Múa tương tác màn LED

Múa tương tác màn LED chính là tiết mục kết hợp giữa ngôn ngữ cơ thể của người nghệ sỹ múa kết hợp với âm nhạc và các hiệu ứng âm thanh, ánh sáng chuyển động trên màn LED để tạo nên một tiết mục biểu diễn lạ mắt, giàu cảm xúc và hoành tráng. Đồng thời với tiết mục múa tương tác màn LED, sẽ giúp tăng khả năng nhận dạng thương hiệu và nhận biết được thông điệp chính của sự kiện.

• Sử dụng âm thanh – ánh sáng chất lượng cao

Âm thanh – ánh sáng là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong việc biến đổi bất kỳ không gian sự kiện nào và là điều cần thiết để sản xuất sự kiện thành công. Hãy đảm bảo cho mọi khách hàng đều có thể lắng nghe mọi từ ngữ được rõ ràng và mọi ánh đèn sân khấu đều được tỏa sáng một cách hoàn hảo để mang lại cảm giác thoải mái nhất cho khách mời dự sự kiện.

• Sự góp mặt của các KOL nổi tiếng và các tiết mục giải trí đặc sắc

Các chương trình sự kiện diễn ra ngày càng nhiều thì việc tạo ra sự khác biệt giữa các chương trình bằng các sự tham dự của KOL nổi tiếng và các tiết mục biểu diễn giải trí đặc sắc sẽ thu hút được sự quan tâm rất lớn từ phía khách mời và họ sẽ có được những trải nghiệm đầy thú vị và khó quên dành cho sự kiện của bạn.

• Nâng cao trải nghiệm dịch vụ ăn uống chuyên nghiệp

Bất kỳ sự kiện nào cũng không thể trọn vẹn nếu thiếu đi dịch vụ tiệc hoàn hảo với một thực đơn phù hợp, ngon, đẹp mắt, an toàn vệ sinh thực phẩm. Tạo trải nghiệm từ thức ăn và đồ uống phục vụ tại sự kiện sẽ giúp nâng cao sự hài lòng, thích thú từ phía khách mời tham dự.

5. Làm thế nào để lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp?

Việc lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phù hợp luôn là một bài toán khó giải. Bởi trong thời đại công nghệ số 4.0 phát triển mạnh mẽ, thì việc tìm kiếm các công ty tổ chức sự kiện là điều khá dễ dàng. Tuy nhiên để tìm được công ty tổ chức sự kiện thực sự chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng về sự kiện mà bạn đang lên kế hoạch, ngân sách cũng như nhu cầu và sở thích của bạn xem có phù hợp với công ty mà bạn tính lựa chọn hay không.

6. Tại sao bạn nên chọn hợp tác cùng Perfect Media là đơn vị cung cấp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho sự kiện của mình?

6.1. Perfect Media là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Được thành lập từ năm 2009, đến nay Perfect Media đã tổ chức thành công cho gần 5000 dự án trên toàn quốc với đa dạng các loại hình sự kiện: Lễ khởi công động thổ, Lễ khai trương – khánh thành, Lễ kỷ niệm – công bố – hội khóa, Lễ ra mắt sản phẩm dịch vụ – mở bán, Sự kiện tri ân – Hội nghị khách hàng, Tiệc tất niên – Trung thu – Noel, Lễ hội – Family Day – Team building, Chương trình ca nhạc nghệ thuật, Cuộc thi người đẹp, Tổ chức lễ cưới,…

Các sự kiện tiêu biểu nhất mà Perfect Media đã triển khai như:

• Dự án sự kiện Họp báo tiêu biểu:  Họp báo giữa Cố Chủ tịch nước Trần Đại Quang & Cựu Tổng thống Hoa kỳ Donald Trump, Họp báo Công bố chương trình nhà tài trợ phát triển hiệp hội ngành Cửa Việt Nam,…

• Dự án sự kiện lễ kỷ niệm tiêu biểu: lễ tưởng niệm 720 năm ngày mất của Anh hùng dân tộc Trần Hưng Đạo, kỷ niệm 120 năm thành lập tỉnh Hà Giang, kỷ niệm 90 năm thành lập Đảng Cộng Sản Việt Nam, lễ kỷ niệm 110 năm ngày sinh phó chủ tịch nước Nguyễn Lương Bằng,..

• Dự án sự kiện lễ công bố tiêu biểu: Lễ công bố thành lập thị xã Kinh Môn tỉnh Hải Dương và đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhất, lễ công bố quyết định công nhận thị trấn Kinh Môn đạt đô thị loại IV, lễ đón nhận huyện Đầm Hà đạt chuẩn nông thôn nâng cao và ghi danh “Lễ hội Đình Đầm Hà” là di sản văn hoá phi vật thể Quốc gia,..

• Dự án sự kiện lễ khởi công tiêu biểu: khởi công khu đô thị mới Hữu Lũng, khởi công dự án cụm công nghiệp Yên Bằng, khởi công Flamingo Cát Bà Beach Resort, khởi công cụm công nghiệp Giao Thiện, khởi công dự án đầu tư xây dựng Cầu Dinh,..

• Dự án sự kiện lễ động thổ tiêu biểu: lễ động thổ KCN Hải Long, lễ động thổ dự án Thăng Long – tesa Site Hải Phòng, lễ động thổ dự án Masteri Waterfront tại Vinhomes Ocean Park, lễ động thổ dự án nâng cấp quốc lộ 4B đoạn Km 18-Km80,…

• Dự án sự kiện lễ khai trương tiêu biểu: khai trương khách sạn 5 sao KK Sapa, khai trương dịch vụ bay ngắm cảnh Vịnh Hạ Long bằng trực thăng Bell 505, khai trương trung tâm thương mại Nguyễn Kim Hải Phòng, khai trương trung tâm thương mại Ctech Plaza, khai trương bệnh viện đa khoa quốc tế Hải Phòng – Vĩnh Bảo,..

• Dự án sự kiện lễ khánh thành tiêu biểu: lễ khánh thành dự án đường sắt đô thị Hà Nội tuyến Cát Linh – Hà Đông, lễ khánh thành cầu Như Nguyệt giai đoạn 2, lễ khánh thành cầu vượt sông Lục Nam, lễ khánh thành đường nối ĐT.293 đến QL17 và cầu Đồng Sơn, lễ khánh thành công ty ZF Automotive Việt Nam, lễ khánh thành vườn Nhật tại KCN Nam Cầu Kiền,…

• Dự án lễ ra mắt – mở bán – kick off tiêu biểu: Lễ ra quân thi công dự án cải tạo, nâng cấp đoạn Nha Trang – Sài Gòn, lễ khởi động dự án trang trại chăn nuôi lợn công nghệ cao Greentech, giới thiệu mô hình canh tác lúa lai mới của của Corveta Agriscience tại Việt Nam, lễ giới thiệu và phát hành bộ sách lịch sử tỉnh Hải Dương, lễ ra mắt BNI Hải Dương, chương trình bốc thăm may mắn đợt 1 & đợt 2 giới thiệu sản phẩm dự án Âu Cơ Park City, lễ mở bán dự án Opus One Uông Bí – Quảng Ninh,..

• Dự án sự kiện tri ân tiêu biểu: đêm Viettel tri ân khách hàng, hội nghị tri ân khách hàng Vietinbank Ba Đình, hội nghị tri ân khách hàng Vietinbank Đông Hải Phòng,…
• Dự án sự kiện hội nghị tiêu biểu: hội nghị công bố quy hoạch chung xây dựng KCN Phú Quý, hội nghị khách hàng VietnamMobile, hội nghị khách hàng 2022 – Ngọc Viet Group,..

• Dự án tiệc tất niên – trung thu – noel: Tiệc chào xuân 2024 Cục Tài Chính Bộ Quốc Phòng, tiệc Year End Party công ty Deckers Outdoor Việt Nam năm 2022 & năm 2023, tiệc tất niên 2024 – tập đoàn GFT Việt Nam, đêm hội trăng rằm HICT – Tân Cảng 2022, Đêm hội trăng rằm – Công ty cổ phần đầu tư Newland, đêm hội mừng giáng sinh UMC Việt Nam, lễ hội âm nhạc theo chủ đề Merry Christmas của Yazaki Quảng Ninh,…

Highlight tiệc tất niên YEP 2023 và chúc mừng năm mới 2024 của công ty Deckers Outdoor Việt Nam

• Dự án Team building – Sport day – Family Day tiêu biểu: giải thể thao Aqua Warriors Halong Bay 2024, team building ZA Automotive, One Team One Dream của Mercedes-Benz An Du 2022, ngày hội thể thao Vinmec Beyond Boundaries 2023, Deep C Family Day 2023, Family Day Yazaki Quảng Ninh 2023, Family Day Fuji Xerox Hải Phòng,…

• Dự án sự kiện hội khóa tiêu biểu: hội khóa 1998-2001 trường THPT Nam Sách, hội khóa 1995 – 1998 Trường THPT Kinh Môn, hội khóa kỷ niệm 20 năm ngày ra trường khóa K35 trường THPT Kinh Môn, hội khóa 20 năm ra trường của cựu học sinh niên khóa 1999-2002 trường THPT Phúc Thành,..

Highlight Hội Khóa Lễ Kỉ Niệm 20 Năm Ngày Ra Trường K35 Trường THPT Kinh Môn

• Dự án Lễ hội – Festival tiêu biểu: Lễ hội Côn Sơn và khánh thành toà Cửu phẩm Liên Hoa, Liên Hoa Hội Thượng chùa Côn Sơn 2017, lễ hội mùa thu Côn Sơn – Kiếp Bạc năm 2018, Lễ hội mùa Hè Khu Công Nghiệp Thăng Long 2 năm 2019, lễ hội mùa Thu FUJIFILM 2022,Lễ hội Âm nhạc YAZAKI Quảng Ninh 2022,..

Highlight lễ hội mùa Thu FUJIFILM 2022

• Dự án Ca nhạc nghệ thuật tiêu biểu: Chương trình nghệ thuật đặc biệt với chủ đề “Điện Biên Phủ – Mốc vàng lịch sử”, hội thi văn nghệ Toyoda Gosei 2023, lễ hội Âm nhạc YAZAKI Quảng Ninh 2022, đêm hội Thời trang & Âm nhạc Perfect 2010, Đêm nhạc tri ân khách hàng Viettel Hải Dương 2012, Cuộc thi Văn nghệ KCN Nomura-Hải Phòng,..

• Dự án Cuộc thi người đẹp tiêu biểu: Miss Yazaki Quảng Ninh 2019, Hoa khôi Tinh Lợi 2017, người đẹp Hạ Long 2016, người đẹp Towada Việt Nam 2015, UMC Việt Nam 2014, người đẹp Sumidenso 2014, Miss Ethnic Uniden 2012, Miss Uniden Việt Nam 2011,..

6.2. Perfect Media có đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện dày dặn kinh nghiệm cùng với phong cách làm việc chỉnh chu, tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ nhất trong mọi công đoạn của quá trình cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Bắt đầu từ giai đoạn lên ý tưởng, thiết kế, lựa chọn nguyên vật liệu và sản xuất ấn phẩm, tiến hành lên các phương án thi công đảm bảo độ an toàn – chắc chắn – đẹp sang trọng cho bất kỳ dự án nào chúng tôi phụ trách.

6.3. Perfect Media luôn biết cách vận hành các yếu tố công nghệ hiện đại và sử dụng kỹ thuật chuyên sâu trong sự kiện một cách hoàn hảo kết hợp với thế mạnh là đơn vị được đầu tư hệ thống trang thiết bị toàn diện để đảm bảo cho sự kiện của bạn luôn là nổi bật, sang trọng nhất và có giá thành tốt nhất trên thị trường.

6.4. Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói: Perfect Media cung cấp tất cả các dịch vụ tổng thể cho một sự kiện hoàn chỉnh: từ lên ý tưởng, thiết kế, cung cấp toàn bộ hệ thống thiết bị sự kiện, cung cấp đội ngũ kỹ thuật thi công, cung cấp tiệc, cung cấp nhân sự: MC, KOL, Ca sỹ – vũ đoàn, Danh hài, đội lân – sư – rồng – trống hội, PG – lễ tân, Quay phim – chụp ảnh – live stream, TVC doanh nghiệp… ứng dụng công nghệ trình diễn sự kiện: Hologram, 3D Mapping,..

Vì vậy hãy để Perfect Media lo mọi việc tổ chức sự kiện và tạo ra một sự kiện đẳng cấp, chuyên nghiệp cho bạn. Vui lòng liên hệ với Perfect Media theo thông tin:

Thông tin liên lạc (HOTLINE/ZALO): 0977.369.942 – 0968.127.020
Công Ty Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Perfect Media
NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
Email: tochucsukien.perfectmedia@gmail.com
Website: https://sukienperfect.vn/ – https://decorperfect.vn/