Để tổ chức sự kiện thành công sẽ cần thành lập một ban tổ chức sự kiện, bao gồm những thành viên thuộc những thành phần, bộ phận khác nhau, có khả năng tổ chức và có các kỹ năng chuyên môn vận hành các hoạt động liên quan đến lĩnh vực trong tổ chức sự kiện. Trong đó vị trí Account là một mắt xích quan trọng để gắn kết sự cộng tác hiệu quả của tất cả các bên liên quan vào đúng vị trí và phát huy đúng khả năng – sở trường của mình để mang lại một bức tranh tổng thể của sự kiện diễn ra hoàn hảo và thành công nhất. Với kinh nghiệm thực chiến lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện (từ năm 2009 cho đến nay), Perfect Media xin phép được phác thảo rõ hơn về chân dung người làm nghề Account trong ngành tổ chức sự kiện.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của Account Executive trong tổ chức sự kiện

Account Executive là cầu nối liên hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, giúp hai bên dễ dàng đi đến thống nhất trong các điều khoản hợp tác, thống nhất tất cả các đầu mục công việc và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình thực hiện dự án cũng như hỗ trợ và chăm sóc giai đoạn sau khi dự án kết thúc.

Trong quá trình cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Account Executive cần giao tiếp với nhiều bên để triển khai dịch vụ chất lượng tốt nhất :

• Trao đổi với khách hàng để tiếp nhận thông tin về nhu cầu tổ chức sự kiện rõ ràng, chính xác.
• Phối hợp với team content để hoàn chỉnh kịch bản, lời thoại, khẩu hiệu,..
• Phối hợp cùng team thiết kế để định hướng hình ảnh của các ấn phẩm dùng trong sự kiện, đảm bảo cho công sản xuất các ấn phẩm theo đúng thời gian đã đề ra.
• Phối hợp cùng team sản xuất và thi công để cung cấp đầy đủ hệ thống trang thiết bị dùng cho sự kiện, giám sát chặt chẽ để đảm bảo mọi khâu trong quá trình thi công đều thực hiện chỉnh chu.
• Phối hợp cùng các nhân sự khác phục vụ trong sự kiện như: MC, ca sỹ – vũ đoàn, lễ tân, đội múa lân – sư – rồng – đánh trống hội để đảm bảo chất lượng dịch vụ của từng vị trí và đúng thời gian biểu diễn theo timeline của chương trình.

Mô tả chi tiết công việc của người Account Executive:

• Tìm kiếm khách hàng, đồng thời nhận data khách hàng từ công ty đưa xuống.
• Hỗ trợ chào bán sản phẩm/dịch vụ tới các khách hàng tiềm năng.
• Trở thành cầu nối giúp khách hàng thực hiện được các mục tiêu thông qua sử dụng các dịch vụ tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
• Thu thập thông tin về dự án: ngành nghề kinh doanh, chân dung khách hàng, số lượng người tham dự, mục đích tổ chức, thông điệp sự kiện, loại hình sự kiện, thời gian và địa điểm, nội dung chương trình, ngân sách, deadline.
• Lập kế hoạch chi tiết về dự án (viết proposal và lập dự toán): lên ý tưởng, lên thiết kế, lên agenda, lập phương án dự phòng rủi ro, lập dự toán.
• Thuyết trình bản kế hoạch dự án để thuyết phục khách hàng. Nếu khách hàng chấp thuận và có điều chỉnh thì sẽ tiến hành chỉnh sửa và hoàn thiện bản kế hoạch. Sau đó xin phê duyệt triển khai dự án.

Trường hợp bị từ chối bản kế hoạch thì cần lắng nghe và sửa đổi lại bản kế hoạch và xin có cơ hội được hợp tác.

• Đàm phán và thương thảo hợp đồng với khách hàng.
• Giải quyết các vướng mắc kịp thời và đưa ra giải pháp xử lý nhanh chóng.
• Báo cáo các vấn đề nghiêm trọng lên ban lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.
• Tổ chức sản xuất – setup – giám sát thực hiện: khảo sát và đo đạc lại khu vực tổ chức sự kiện, bóc tách bản vẽ thiết kế, lập bảng checklist, lập bảng timeline, họp triển khai phân công công việc, tiến hành sản xuất, setup thi công.
• Đánh giá và đo lường kết quả.
• Làm thủ tục thanh lý hợp đồng và hỗ trợ kế toán thu hồi công nợ.
• Triển khai dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Mô tả chi tiết công việc của người Account Manager:

• Đóng vai trò quản lý, đứng đầu trong tất cả các vấn đề liên quan đến Account cho khách hàng.
• Tiếp nhận và nghiên cứu thông tin trực tiếp từ khách hàng.
• Cùng Team Account xây dựng kế hoạch, viết proposal phù hợp với yêu cầu và đưa ra đề xuất cho khách hàng.
• Hỗ trợ thuyết trình đề xuất và xin phê duyệt triển khai của các dự án trong team Account.
• Đàm phán và thương thảo hợp đồng nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
• Chịu trách nhiệm về hợp đồng và các cam kết trong quá trình thực hiện dự án với khách hàng.
• Phối hợp với người điều hành để đảm bảo chương trình sự kiện thành công.
• Phân bổ công việc hợp lý cho các thành viên trong Team Account.
• Lắng nghe và giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
• Trực tiếp theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả trong từng giai đoạn thực hiện của mỗi dự án trong team Account.
• Hỗ trợ công tác nghiệm thu, bàn giao và tiến hành thu hồi công nợ cho các dự án trong team Account.
• Cam kết luôn hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quá trình và sau khi đã hoàn thành dự án.
• Quản lý trực tiếp Team Account, chịu trách nhiệm về mọi quy trình hoạt động và cam kết tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với khách hàng.

Các kỹ năng cần thiết cho một Account Executive thành công

• Kỹ năng giao tiếp

Vị trí Account Executive sẽ phải tiếp xúc, gặp gỡ và trao đổi với rất nhiều bên liên quan đến sự kiện. Từ giao tiếp nội bộ với các team và các thành viên phụ trách cho từng hạng mục trong sự kiện. Tới việc giao tiếp bên ngoài với khách hàng/đối tác, hoặc giao tiếp với các khách mời tham dự sự kiện,..Để có thể làm hài lòng và sắp xếp ổn thỏa với tất cả các bên thì Account Executive cần phải có khả năng giao tiếp cực tốt, để có thể quán xuyến mọi công việc và phân bổ thông tin tin nhanh nhạy, kịp thời, chính xác tới các bên liên quan nhằm tạo nên một tập thể những con người hoạt động hiệu quả.

Khả năng lắng nghe, nắm bắt được đúng ý thường là vấn đề cần được quan tâm nhất trong kỹ năng giao tiếp. Bởi lẽ có hiểu đúng ý thì khả năng truyền đạt lại thông tin mới chuẩn, và đảm bảo cho các giải pháp đề ra đạt chất lượng tốt nhất, không phải mất công đập đi làm lại. Đồng thời hiểu đúng ý khách hàng cũng là thể hiện phong thái làm việc chuyên nghiệp của Account Executive. Như vậy khả nắng lắng nghe chính là chìa khóa cho việc giao tiếp thành công.

• Kỹ năng chuyên môn giỏi

Làm thế nào để thuyết phục được khách hàng, có thể đưa ra được các giải pháp tốt nhất cho khách hàng? Điều này có nghĩa Account Executive phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ (kiến thức lý thuyết + kiến thức thực chiến) tổ chức sự kiện giỏi, am hiểu tường tận nhu cầu khách hàng, nắm bắt được đúng yêu cầu của khách hàng thì mới có thể thuyết phục được khách hàng tin tưởng vào năng lực của công ty, dịch vụ mà bạn cung cấp sẽ đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của họ. Đồng thời khi bạn có chuyên môn giỏi bạn cũng sẽ dễ dàng khiến các đồng nghiệp trong nội bộ của bạn nể phục, họ sẽ thấy hài lòng khi tiếp nhận ý kiến đề xuất của bạn và thực thi công việc đạt kết quả cao.

• Khả năng lên ý tưởng và sáng tạo không ngừng

Một chương trình muốn gây ấn tượng mạnh mẽ và để lại ấn tượng tuyệt vời cho khán giả thì ngoài khâu tổ chức sự kiện diễn ra trơn tru, hệ thống trang thiết bị sự kiện chất lượng đảm bảo độ sang trọng cho sự kiện thì yếu tố đánh mạnh vào cảm xúc của khách hàng, làm họ luôn phải nhắc tới, phải nhớ tới sự kiện của bạn chính là nhờ vào ý tưởng và nội dung concept độc đáo, khác lạ trong sự kiện. Account Executive phải dành thời gian để nghiên cứu và xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ nhưng vẫn đảm bảo đúng thông điệp của chương trình. Hoạt động Marketing luôn vận động và có nhiều xu hướng mới được áp dụng trong sự kiện nhằm mang đến những trải nghiệm ngày càng độc đáo cho khán giả, do vậy người làm Account Executive trong lĩnh vực sự kiện cần phải không ngừng học hỏi kiến thức mỗi ngày để làm mới cho sự kiện của mình. Ví dụ như áp dụng các công nghệ trình diễn hiện đại trên thế giới như: 3D Mapping, Hologram, sản xuất Visual, Key moment,..Mặc dù thời gian trình diễn các tiết mục trên chỉ diễn ra trong vài phút nhưng nó lại tạo ra sự hấp dẫn, lôi cuốn, giàu cảm xúc hơn tất cả những nội dung khác cộng lại trong chương trình. Nếu biết khai thác sức mạnh của yếu tố công nghệ được áp dụng trong sự kiện sẽ mang đến hiệu ứng truyền thông rất tốt cho sự kiện.

• Kỹ năng viết Proposal

Proposal được hiểu là đề xuất, Event Proposal là đề xuất sự kiện. Một nhà Account Executive chuyên nghiệp cần phải giỏi lập Proposal, điều này có nghĩa người Account phải sử dụng thành thạo các công cụ lập Proposal như: Powerpoint, Excel, World. Đặc biệt là công cụ Powerpoint được áp dụng chủ yếu để xây dựng Proposal bởi nó có nhiều hiệu ứng và công cụ soạn thảo sinh động, làm tăng sức thu hút cho người nghe thuyết trình.

Có thể nói việc xây dựng Proposal sẽ quyết định đến việc một đơn vị tổ chức sự kiện có được lựa chọn là nhà tổ chức sự kiện đó hay không. Trong Proposal sẽ bao gồm tất cả các nội dụng: từ ý tưởng, bản thiết kế, bản kế hoạch chi tiết của sự kiện, dự toán chi phí,..và được gửi đến chủ đầu tư dự án sự kiện xem xét, nhiệm vụ của người Account Executive cần phải thuyết phục chủ đầu tư dự án sự kiện, đưa ra những luận điểm, lý do để chủ đầu tư thấy việc hợp tác với doanh nghiệp của bạn sẽ mang lại nhiều lợi ích dành cho sự kiện của họ.

• Kỹ năng lên checklist

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, các Account Executive sẽ phải bận rộn với hàng tá công việc cần phải thực hiện, do đó họ sẽ dễ bị quên đi một số đầu mục công việc nếu không có bản checklist công việc rõ ràng, cụ thể.

Checklist là một bảng tổng hợp các hạng mục cần được theo dõi trong việc tổ chức sự kiện. Nhờ có bảng checklist mà Account Executive luôn kiểm soát được tình trạng xử lý của từng hạng mục công việc: việc nào đã hoàn thành, việc nào chưa hoàn thành, việc nào cần xử lý trước, việc nào xử lý sau. Nhờ khả năng kiểm soát và bao quát được tất cả các đầu mục công việc sẽ hỗ trợ cho Account Executive nhanh chóng đưa ra các phương án hỗ trợ kịp thời, đảm bảo cho mọi thứ được diễn ra đúng tiến độ, tránh tình trạng chậm deadline làm ảnh hưởng đến hiệu quả toàn bộ chương trình.

• Kỹ năng quản lý về tài chính

Tính toán kinh phí và báo giá cho khách hàng là một công việc cần thực hiện của một Account Executive. Vì thế Account Executive cần phải có kỹ năng hoạch định tài chính dự án xuất sắc để vừa tạo ra được lợi nhuận cho công ty vừa đảm bảo đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của khách hàng.

• Khả năng chịu áp lực công việc

Đối mặt với những áp lực trong ngành tổ chức sự kiện là một kỹ năng cần thiết đối với bất cứ Account Executive nào. Account Executive trong ngành sự kiện thường phải chịu áp lực từ nhiều phía: từ công ty, từ lãnh đạo, từ đồng nghiệp, từ khách hàng, từ đối tác, và từ người tham dự sự kiện. Nếu không biết cách đối phó với các áp lực thì Account Executive sẽ bị rơi vào tình trạng bế tắc, mệt mỏi, công việc bị chồng chéo,… và ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ của cả chương trình.

Bạn có thể bị choáng ngợp trước những yêu cầu về sự “đa-zi-năng” trong công việc của một người làm Account sự kiện, tuy nhiên đi đôi với yêu cầu cao về công việc thì vị trí này cũng có rất nhiều quyền lợi hấp dẫn sẽ nhận được. Cùng chúng tôi khám phá về các vị trí thăng tiến cùng mức lương theo từng cấp bậc của Account trong ngành tổ chức sự kiện:

• Account Intern

Đây là vị trí dành cho thực tập sinh có cơ hội được học việc. Họ là người có kiến thức cơ bản nhưng kinh nghiệm còn hạn chế. Họ sẽ tham gia vào dự án tổ chức sự kiện với vai trò quan sát, học hỏi, hỗ trợ để thu thập những kiến thức và trải nghiệm vận hành sự kiện thức tế trước khi bắt tay vào triển khai một dự án cụ thể. Mức lương khởi điểm cho vị trí Account Intern thường thấp.

• Account Executive

Account Executive ở cấp độ chuyên viên, đã có kinh nghiệm nhất định lĩnh vực tổ chức sự kiện. Họ sẽ thực hiện các nhiệm vụ để kết nối nhu cầu của khách hàng với các dịch vụ sự kiện mà doanh nghiệp cung cấp. Họ chính là người thương thảo và mang hợp đồng hợp tác về cho doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ quá trình setup cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng. Mức lương cơ bản cho Junior khoảng 6 – 10 triệu đồng/ tháng và Senior là 10 – 15 triệu đồng/tháng.

• Account Manager

Thông thường sau khi làm việc 2-3 năm tại vị trí Account Executive, nếu tích lũy đủ năng lực và kinh nghiệm sẽ được thăng chức lên vị trí Account Manager. Tại vị trí Account Manager bạn sẽ hoàn thiện được nhiều kiến thức, kỹ năng bao quát về toàn ngành. Mức lương cơ bản cho vị trí Account Manager có thể nhận từ 15 – 30 triệu đồng/tháng.

• Account Director

Để trở thành Account Director yêu cầu ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong nghề. Công việc chính của Account Director là thiết lập mối quan hệ với khách hàng quan trọng, đối tác lớn, quản lý các cấp account phía dưới. Vị trí này phải chịu nhiều áp lực, tuy nhiên được hưởng mức lương cao, mức lương cơ bản từ 45 – 65 triệu đồng/tháng.

Tại Công ty Truyền thông & Tổ chức sự kiện Perfect Media thì vị trí Event Planner của chúng tôi sẽ đảm nhận nhiệm vụ công việc tương tự như một Account Executive. Event Planner của Perfect Media là một vị trí sẽ hội tụ đầy đủ các kỹ năng đã yêu cầu ở trên và tham gia vào việc điều phối toàn bộ chương trình sự kiện ngay từ giai đoạn đầu tiếp nhận bản tóm tắt nhu cầu của khách hàng, lên ý tưởng, lập kế hoạch, viết bản proposal, dự trù ngân sách, thuyết trình đề xuất, tổ chức sản xuất, quản lý và giám sát giai đoạn triển khai thi công dự án, đánh giá và đo lường kết quả dự án, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng sau dự án. Nhờ vậy Event Planner của Perfect Media luôn có cái nhìn bao quát tổng thể về toàn dự án, đảm bảo cho dự án được diễn ra trôi chảy do tất cả thông tin của dự án được quản lý tập trung tại một nơi duy nhất. Và hơn hết nó cũng tạo ra môi trường rèn luyện, trau dồi kỹ năng rất tốt để mỗi Event Planner của Perfect Media ngày càng tích lũy được nhiều kiến thức thực chiến và nhiều cơ hội phát triển bản thân tiến tới các vị trí cao hơn như vị trí Account Manager, vị trí Account Director.

Nếu bạn có niềm yêu thích và đam mê cho công việc đầy hấp dẫn, thử thách và có nhiều cơ hội thăng tiến và đạt được mức lương khủng như các vị trí Account của ngành sự kiện thì bạn còn chần chừ gì nữa mà chưa nộp đơn xin việc về vị trí Event Planner tại Công ty Truyền thông & Tổ chức sự kiện Perfect Media. Chúng tôi luôn rộng mở cánh cửa để chào đón các bạn về trải nghiệm, nhận thử thách và hưởng những trái ngọt cho các vị trí Event Planner tại Perfect Media. Vui lòng liên hệ với Perfect Media theo thông tin:

Thông tin liên lạc (HOTLINE/ZALO): 0977.369.942 – 0968.127.020
Công Ty Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Perfect Media
NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
VP Hà Nội: Tòa CT1 Eco Green – Số 286 – Nguyễn Xiển – TP Hà Nội
VP Hải Dương: Số 57 – Đào Đạo – TP Hải Dương
Email: tochucsukien.perfect@gmail.com
Website: https://sukienperfect.vn/ – http://perfectmedia.com.vn/