Làm sao để có một kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Tổ chức sự kiện là một nghành nghề đang được nhiều khách hàng quan tâm trong những năm gần đây! Với tốc độ phát triển nhanh chóng cùng với nhu cầu quảng bá thương hiệu mới của các doanh nghiệp. Khác với kịch bản của một bộ phim truyền hình, điện ảnh. Kịch bản tổ chức sự kiện yêu cầu những đặc thù riêng. Khi xây dựng một kịch bản phim thì chúng ta cần chú trọng đến yếu tố nhân vật, cốt truyện còn với một kịch bản sự kiện thì điều đầu tiên khi nhận được đơn đặt hàng, bắt đầu lên khung kịch bản gửi cho khách việc đầu tiên chúng ta phải để ý đến:

“Nguyên tắc 5 chữ W1H” trong một kịch bản tổ chức sự kiện :

_  “What” bạn phải xác định được bạn đang viết về cái gì?

_ Thứ 2 “Who” mục tiêu của khách hàng hướng đến là ai?

_ Thứ 3 “ Where” họ tổ chức ở đâu?

_ Thứ 4 “ why” tại sao họ lại tổ chức?

_ thứ 5 “ when” khi nào họ tổ chức?

Chỉ cần lắm cơ bản 5 chữ” W1H” bạn sẽ xây dựng được một khung kịch bản gần như đầy đủ.

Kịch bản cũng phân chia thành nhiều loại vì tính chất của mỗi chương trình là khác nhau: kịch bản lễ động thổ, khai chương, khánh thành, hội thảo, triển lãm, hội thể thao, các chương trình ca nhạc lớn, đám cưới…. mỗi kịch bản lại có những yêu cầu khác nhau.

           Perfect media tổ chức chương trình người đẹp Yazaki ở Quảng Ninh

Để chạy một chương trình thì kịch bản sản xuất của các bạn cần chú ý đến những yếu tố sau:

_Giới thiệu chương trình

_ Nội dung thể hiện chương trình: trong đó nêu những nhiệm vụ cụ thể từng thành viên trong nhóm, thời gian chính xác của từng hạng mục từ khi đón khách đến khi kết thúc sự kiện.

_ Phần kết sự kiện là phần rất quan trọng, nhưng lại ít được chú ý. Một sự kiện thành công từ đầu đến cuối, nhưng đến khi kết thúc lại bị loãng do chúng ta không viết kỹ phần kết trong kịch bản sự kiện.

_ Phần lời đọc MC cũng phải thật súc tích, không nên quá dài dòng, làm sao để khi MC lên dẫn người nghe sẽ bị cuốn vào câu chuyện.

_Viết kịch bản tổ chức sự kiện phải có đầu óc tổ chức và hình dung vì bạn phải bao quát toàn bộ nội dung chương trình. Tổ chức sắp xếp sự kiện đó chạy theo trình tự như thế nào? Và đương nhiên nó cũng sẽ có kết cấu 3 phần mở đầu, nội dung chính và cuối là phần kết. Nếu phần mở đầu quá nhàm chán thì sẽ không ai còn muốn xem tiếp hoặc nếu phần kết quá nhạt nhòa thì người xem cũng không nhớ được mục đích của bạn tổ chức sự kiện này là gì?

_ Một kịch bản tốt là một kịch bản bao quát toàn bộ chương trình một cách chi tiết nhất. Bắt đầu với công việc lên kế hoạch thì bạn phải làm quen với việc viết kịch bản chương trình. Có nhiều loại event khác nhau và mỗi loại event thì có một kịch bản tương ứng theo đó.

Biến đổi kịch bản sao cho phù hợp với tính chất chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện. Mỗi kịch bản cũng nên chia làm hai loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát là để bao quát tất cả các công việc chung chung, bao quát cho một chương trình. Kịch bản này dùng cho khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên kỹ thuật, âm thanh, màn hình, máy chiếu …..để họ nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp với chương trình. Tùy tình chất của mỗi sự kiện mà biến đổi nội dung kịch bản cho phù hợp, tuy nhiên trong kịch bản nào cũng phải thể hiện được sự chi tiết càng tốt và thời gian phải liên tục, không được ngắt quãng, kịch bản càng khoa học càng tốt, đảm bảo được sự mong muốn của khách hàng.

_ Khi viết một kịch bản chương trình truyền hình trực tiếp thì yêu cầu lại càng cao lên gấp nhiều lần. Vì khi truyền hình trực tiếp thì kịch bản của bạn không thể sai sót và càng không thể làm lại được.

Khó khăn bạn có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện thành lập, khánh thành, động thổ…

+ Kịch bản nhàm chán vì đây là một loại chương trình mà bạn không thể sáng tạo vì nó đã có kịch bản gần như đóng khung.

Không đơn giản để có một kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp :

_Kịch bản là yếu tố quan trọng nhất để bạn có thể có được sự hợp tác với các bên đối tác vì việc đầu tiên họ nhìn vào khi làm việc với bạn là kịch bản. Kịch bản có hay có hấp dẫn thì mới thuyết phục được khách hàng của mình.Cùng một cách thức tổ chức chương trình  nhưng nếu có một kịch bản hấp dẫn thì không có lý do gì để khách hàng không chọn lựa bạn.

_ Viết một kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tưởng như đơn giản nhưng thực gia lại rất phức tạp nó không hề có một công thức chung nào nó yêu cầu bạn phải sáng tạo không ngừng để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Nó cần bạn có những kiến thức tổng quát và có bộ óc tổ chức khoa học.

Công ty truyền thông & tổ chức sự kiện Perfect Media. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu. Chúng tôi luôn có những kịch bản hay, chuyên nghiệp. Âm thanh ánh sáng hoàn hảo. Perfect Media : “Nơi tôn vinh sự kiện”

(sukienperfect.vn)

Trần Thu Giang