Một trong những công việc khó khăn nhất đối với bất kỳ người lập kế hoạch tổ chức sự kiện nào là lập kế hoạch ngân sách sự kiện một cách thông minh, yêu cầu độ chính xác cao để đảm bảo cho sự kiện thành công. Bất kể bạn là người lập kế hoạch sự kiện có kinh nghiệm hay người mới, việc lập ngân sách sự kiện sẽ giúp bạn luôn chủ động trong tất cả các khâu vận hành và quản lý sự kiện.

Cùng theo dõi bài viết để biết về 5 chiến lược hàng đầu có thể giúp bạn lập kế hoạch ngân sách sự kiện một cách hiệu quả.

1. Thiết lập và điều chỉnh mục tiêu sự kiện phù hợp với ngân sách

Ngân sách sự kiện luôn bị ảnh hưởng bởi mục tiêu của sự kiện. Tất cả những gì bạn hình dung cho sự kiện của mình đều phải nằm trong kế hoạch ngân sách sự kiện.

Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi như: “Tôi muốn đạt được điều gì thông qua sự kiện?”. Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về yêu cầu của mình và giúp bạn xác định được những nội dung cần ưu tiên và bạn cần chi mạnh tay cho các hạng mục nào.

Perfect Media trình diễn công nghệ 3D Mapping tại sự kiện lễ kỷ niệm 10 năm thành lập chi nhánh Yazaki Hải Phòng tại Quảng Ninh

2. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ quyết định phần lớn đến việc làm hình ảnh, marketing cho thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể là khoản tốn nhiều chi phí chi nhất. Đó là lý do tại sao bạn cần phải lên được bản dự trù về chi phí thuê địa điểm càng sớm càng tốt.

Để xác định địa điểm bạn chọn có thực sự phù hợp cho sự kiện hay không thì bạn cần trả lời cho các câu hỏi sau: “Địa điểm có phù hợp với loại hình sự kiện của bạn không?”  “Địa điểm tổ chức sự kiện có dễ tìm và thuận tiện cho việc di chuyển không?” “Công suất nguồn điện tối đa tại địa điểm đó có đáp ứng theo kế hoạch của bạn không?” “Có người phụ trách quản lý địa điểm giúp bạn giải quyết các vấn đề trong quá trình chuẩn bị và hỗ trợ sự kiện diễn ra ra suôn sẻ không?” Địa điểm có đủ lối thoát hiểm, bình chữa cháy, hộp sơ cứu, v.v. không?,…

Nếu có thể, bạn hãy ghé thăm địa điểm mà bạn dự tính chọn thuê để đánh giá điểm mạnh và các điểm còn hạn chế về mặt không gian sẽ ảnh hưởng tới sự kiện của bạn như nào.

Lưu ý rằng các địa điểm được đặt tại các vị trí trung tâm, các khách sạn cao cấp thường sẽ có chi phí thuê lớn và có nhiều người quan tâm. Vì vậy, nếu bạn đã thấy địa điểm phù hợp thì hãy đặt lịch thuê sớm để tránh tình trạng bị mất không gian tổ chức sự kiện do lịch thuê đã kín.

3. Phân tích ngân sách các sự kiện đã tổ chức trước đó

Lập ngân sách sự kiện không chỉ liên quan đến việc ước tính chi phí và phân bổ kinh phí mà người tổ chức còn phải đưa ra những quyết định khó khăn để tối ưu hóa chi phí nhằm quản lý sự kiện tốt hơn. Nhà tổ chức có thể đánh giá các sự kiện tương tự trước đó của họ để hiểu hạng mục ngân sách nào hoạt động hiệu quả và hạng mục nào chi chưa hiệu quả. Từ đó họ sẽ có thông tin để điều chỉnh các mục ngân sách cho sự kiện hiện tại được phù hợp hơn. Mặc dù công việc này có thể chưa giải quyết hoàn toàn những rắc rối về lập ngân sách sự kiện nhưng chắc chắn nó sẽ làm đơn giản hóa công việc  và cung cấp cho bạn phương hướng để chuẩn bị ngân sách cho sự kiện hiện tại của bạn được tốt hơn.

4. Chuẩn bị sẵn nhiều phương án ngân sách theo cấp độ cao, trung, thấp

Bạn cần chuẩn bị dự phòng nhiều phương án để luôn chủ động và sẵn sàng ứng phó với các trường hợp phát sinh. Vì vậy hãy liệt kê các hạng mục theo phương án A tốt nhất với mức phí chí phù hợp nhất tại thời điểm xác nhận thông tin ngân sách cho phép. Đồng thời bạn cũng nên lập phương án B, C với các hạng mục chi phí yêu cầu cấp trung, cấp thấp để khi yêu cầu điều chỉnh ngân sách thì bạn đã có sẵn phương án tối ưu trong tay mà không mất quá nhiều thời gian phân tích, tìm kiếm nội dung thay thế làm ảnh hưởng đến tiến độ chung toàn dự án.

5. Chuẩn bị quỹ dự phòng cho các trường hợp phát sinh

Người tổ chức sự kiện có kinh nghiệm biết rằng dù bạn có lên kế hoạch chi tiết đến đâu thì luôn có những hạng mục phát sinh hoặc sai sót xảy ra. Việc dành một phần ngân sách dành riêng cho những sự cố như vậy là cực kỳ hữu ích cho những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Số tiền ngân sách phân bổ cho các trường hợp phát sinh sẽ tùy thuộc vào quy mô sự kiện của bạn, thường là dành 10 % – 20% trên tổng ngân sách sự kiện.

Việc lập ngân sách cho sự kiện có thể khá căng thẳng và đầy thách thức. Nhưng với 5 chiến thuật được đề cập ở trên, người lập kế hoạch có thể tránh được tình trạng vượt chi ngân sách. Tuy nhiên, để nắm vững nghệ thuật lập ngân sách, trước tiên bạn phải là một chuyên gia trong việc lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Hoặc nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì việc hợp tác với một đối tác chuyên nghiệp như Perfect Media là giải pháp hiệu quả và thông minh. Vui lòng liên hệ với chuyên gia tổ chức sự kiện của Perfect Media theo thông tin:

Thông tin liên lạc (HOTLINE/ZALO): 0977.369.942 – 0968.127.020
Công Ty Truyền Thông & Tổ Chức Sự Kiện Perfect Media
NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
Email: tochucsukien.perfect@gmail.com
Website: https://sukienperfect.vn/ – http://perfectmedia.com.vn/

Nguyễn Thị Vân Dung